Združenie miest a obcí Slovenska
V roku 2006 bola úspešne dokončená implementácia riešenia e-spis spoločnosti v organizácii Združenie miest a obcí Slovenska. Správa registratúry e-spis zabezpečuje efektívne a prehľadné riešenie správy a obehu dokumentov a zároveň napĺňa povinnosť organizácie viesť správu registratúry v zmysle Zákona o archívoch a registratúrach.
Združenie miest a obcí Slovenska (ZMOS) bolo založené ako organizácia zastupujúca združené mestá a obce voči Národnej rade SR a vláde Slovenskej republiky, ústredným orgánom štátnej správy, medzinárodným inštitúciám a iným subjektom. Členmi združenia je na dobrovoľnom princípe približne 96% miest a obcí v SR.
Všetky aktivity od roku 1990, smerujú k reforme verejnej správy, k financovaniu obcí a miest, k prijatiu nových alebo zachovaniu existujúcich kľúčových zákonov o územnej samospráve v podstatne nezmenenej podobe a k zachovaniu súčasného volebného systému.
ZMOS má dobrovoľný charakter, jeho činnosť je hradená ťažiskovo z príspevkov členských obcí a miest.
Cieľ projektu
Projekt správy registratúry e-spis
V máji 2005 sa vedenie ZMOS rozhodlo zaviesť automatizovaný systém správy registratúry e-spis od spoločnosti ICZ Slovakia v konfigurácii:
- Správa registratúry,
- Uznesenia,
- Úlohy.
Systém zabezpečuje riešenie správy a obehu dokumentov, ktoré sú v kontexte Zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Cieľom vedenia ZMOS bolo sprehľadniť evidenciu prijímania, kolobehu a odosielania dokumentov z a do organizácie.
Správa registratúry je agenda podporujúca evidenciu, spracovanie a obeh záznamov pri rešpektovaní organizačnej štruktúry a prístupových práv.
Správa registratúry e-spis, je určená na spracovanie dokumentov v klasickej papierovej podobe, ako aj v podobe elektronických dokumentov.
Uznesenia slúžia na prípravu podkladov na jednotlivé body rokovania a tvorbu výsledných uznesení z rokovania.
Úlohy slúžia na prehľadnú evidenciu pracovných povinností ako pre samotného spracovateľa, tak aj pre zadávateľa úlohy.
Popis riešenia
V máji 2005 boli začaté práce na analýze prostredia organizácie s cieľom zistiť základné údaje potrebné pre konfiguráciu systému e-spis. Základnými oblasťami analýzy boli:
- organizačná štruktúra azamestnanci, ktorí budú pracovať so systémom e-spis,
- špecifiká používanej metodiky ručného spracovania záznamov anávrh riešenia týchto špecifík,
- typy spracovávaných dokumentov, spôsob obehu dokumentov vorganizácii.
Po ukončení analýzy prebehli nasledujúce fázy projektu:
- príprava aodsúhlasenie Realizačného návrhu vytvoreného na základe poznatkov zanalýzy,
- konfigurácia systému e-spis,
- inštalácia systému e-spis vZMOS,
- školenie užívateľov aadministrátorov systému,
- zahájenie pilotnej prevádzky spolu smetodickou podporou,
- odovzdanie projektu do rutinnej prevádzky.
Zahájenie rutinnej prevádzky projektu
Harmonogram počítal s trvaním projektu od jeho začiatku po spustenie do rutinnej prevádzky cca 2 mesiace. Z dôvodu posunutia termínu nasadenia riešenia však nebolo možné tento harmonogram dodržať a spustenie do rutinnej prevádzky bolo vykonané až vo februári 2006.
Plán rozvoja riešenia
V rámci riešenia e-spis pripravuje spoločnosť ICZ Slovakia aj zjednodušenú aplikáciu pre správu registratúry, tzv. e-spisLite , ktorá je vhodná pre automatizované spracovanie registratúry v menších mestách a obciach.
Základné údaje o projekte
Zákazník: Združenie miest a obcí Slovenska
Riešenie: e-spis
Hlavné prínosy riešenia:
- naplnenie zákonnej povinnosti viesť správu registratúry vsúlade so zákonom
- sprehľadnenie správy aobehu dokumentov vrámci organizácie
- zefektívnenie celkového spracovania, evidencie avyhľadávania záznamov
- možnosť sledovania zodpovednosti konkrétnych zamestnancov za priebeh spracovania záznamov