Združenie miest a obcí Slovenska

Združenie miest a obcí Slovenska (ZMOS) bolo založené ako organizácia zastupujúca združené mestá a obce voči Národnej rade SR a vláde Slovenskej republiky, ústredným orgánom štátnej správy, medzinárodným inštitúciám a iným subjektom. Členmi združenia je na dobrovoľnom princípe približne 96% miest a obcí v SR.

Všetky aktivity od roku 1990, smerujú k reforme verejnej správy, k financovaniu obcí a miest, k prijatiu nových alebo zachovaniu existujúcich kľúčových zákonov o územnej samospráve v podstatne nezmenenej podobe a k zachovaniu súčasného volebného systému.

ZMOS má dobrovoľný charakter, jeho činnosť je hradená ťažiskovo z príspevkov členských obcí a miest.

Cieľ projektu

Projekt správy registratúry e-spis

V máji 2005 sa vedenie ZMOS rozhodlo zaviesť automatizovaný systém správy registratúry e-spis od spoločnosti ICZ Slovakia v konfigurácii:

• Správa registratúry,
• Uznesenia,
• Úlohy.

Systém zabezpečuje riešenie správy a obehu dokumentov, ktoré sú v kontexte Zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Cieľom vedenia ZMOS bolo sprehľadniť evidenciu prijímania, kolobehu a odosielania dokumentov z a do organizácie.

Správa registratúry je agenda podporujúca evidenciu, spracovanie a obeh záznamov pri rešpektovaní organizačnej štruktúry a prístupových práv.

Správa registratúry e-spis, je určená na spracovanie dokumentov v klasickej papierovej podobe, ako aj v podobe elektronických dokumentov.

Uznesenia slúžia na prípravu podkladov na jednotlivé body rokovania a tvorbu výsledných uznesení z rokovania.

Úlohy slúžia na prehľadnú evidenciu pracovných povinností ako pre samotného spracovateľa, tak aj pre zadávateľa úlohy.

Popis riešenia

V máji 2005 boli začaté práce na analýze prostredia organizácie s cieľom zistiť základné údaje potrebné pre konfiguráciu systému e-spis. Základnými oblasťami analýzy boli:

• organizačná štruktúra azamestnanci, ktorí budú pracovať so systémom e-spis,
• špecifiká používanej metodiky ručného spracovania záznamov anávrh riešenia týchto špecifík,
• typy spracovávaných dokumentov, spôsob obehu dokumentov vorganizácii.

Po ukončení analýzy prebehli nasledujúce fázy projektu:

• príprava aodsúhlasenie Realizačného návrhu vytvoreného na základe poznatkov zanalýzy,
• konfigurácia systému e-spis,
• inštalácia systému e-spis vZMOS,
• školenie užívateľov aadministrátorov systému,
• zahájenie pilotnej prevádzky spolu smetodickou podporou,
• odovzdanie projektu do rutinnej prevádzky.

Zahájenie rutinnej prevádzky projektu

Harmonogram počítal s trvaním projektu od jeho začiatku po spustenie do rutinnej prevádzky cca 2 mesiace. Z dôvodu posunutia termínu nasadenia riešenia však nebolo možné tento harmonogram dodržať a spustenie do rutinnej prevádzky bolo vykonané až vo februári 2006.

Plán rozvoja riešenia

V rámci riešenia e-spis pripravuje spoločnosť ICZ Slovakia aj zjednodušenú aplikáciu pre správu registratúry, tzv. e-spis^Lite , ktorá je vhodná pre automatizované spracovanie registratúry v menších mestách a obciach.