Západoslovenská energetika, a.s.

Západoslovenská energetika, a.s., (ďalej len ZSE) je vedúcou elektro-energetickou spoločnosťou na Slovensku. V roku 2002 sa stala súčasťou nemeckej energetickej skupiny E.ON. Dňom 1. júla 2007 sa zo ZSE vyčlenili do samostatných dcérskych spoločností služby prevádzky distribučnej sústavy ako aj obchod a predaj elektrickej energie. ZSE Energia, a.s., a ZSE distribúcia, a.s., sú 100 % dcérske spoločnosti ZSE. ZSE naďalej poskytuje zákaznícke služby vrátane fakturácie všetkým svojim zákazníkom - domácnostiam, podnikateľským subjektom a strategickým podnikom slovenského hospodárstva. ZSE pôsobí na slovenskom trhu od roku 1922.

Cieľ projektu

Projekt správy registratúry e-spis

V roku 2005 sa vedenie ZSE rozhodlo nahradiť manuálnu správu registratúry elektronickým systémom. Požiadavkou ZSE bolo aj zriadenie skenovacích pracovísk, ktoré by umožnili naskenované dokumenty v elektronickej podobe importovať do tzv. dokumentového úložiska.

Vedenie ZSE sa rozhodlo pre systém e-spis, ktorý podporuje spracovanie a obeh záznamov (doručených aj vlastných) tak, aby každý, kto má potrebné prístupové práva mohol pracovať s elektronickou podobou záznamu. Na skenovacích pracoviskách regionálnych pobočiek ZSE sa používa systém eSCAN pre dávkové skenovanie dokumentov, ktorý naskenované dokumenty importuje priamo k záznamom v systéme e-spis. Na centrálnej podateľni v Bratislave, kde sa vykonáva aj tzv. hromadné skenovanie zmlúv, sa používa softwarové riešenie pre skenovanie od spoločnosti Ascent Capture.

Úlohou projektu implementácie systému e-spis v ZSE a.s., bolo vyriešiť požiadavku automatizácie a sprehľadnenia činností spojených so správou registratúry. Požiadavka vznikla na základe existencie veľkého množstva

dokumentov, ktoré sú doručované do ZSE a.s., alebo vznikajú interne a ktoré je nutné archivovať v zmysle platnej legislatívy. Tieto činnosti boli až do obdobia implementácie automatizovaného systému e-spis realizované hlavne ručným spracovaním.

Rozsah projektu implementácie riešenia

V septembri 2005 bola zahájená analýza prostredia ZSE a.s. s cieľom zistiť základné údaje potrebné pre konfiguráciu systému
e-spis a integráciu systému e-spis s úložiskom dokumentov.

Základnými oblasťami analýzy boli:

• organizačná štruktúra azamestnanci, ktorí budú pracovať so systémom e-spis,
• registratúrny plán organizácie,
• typy spracovávaných dokumentov,
• spôsob obehu dokumentov vorganizácii,
• komunikačné rozhranie systémov e-spis asystému správy dokumentov.

Po ukončení analýzy a odsúhlasení jej výsledkov vedením projektu na strane ZSE prebehli nasledujúce fázy projektu:

• konfigurácia systému e-spis podľa výsledkov analýzy,
• integrácia systémov e-spis asystému správy dokumentov,
• inštalácia a testovanie systému e-spis uzákazníka.

V decembri 2005 boli vykonané školenia pre 100 kľúčových užívateľov e-spis.

Pilotná (skúšobná) prevádzka, ktorá je vo všeobecnosti určená na dolaďovanie systému, bola spustená 1. januára 2006 a zúčastnili sa jej všetky úseky ZSE, vrátane regionálnych pobočiek. V rámci pilotnej prevádzky boli vykonané služby plánovanej aj doplnkovej metodickej podpory, čo znamená, že v prvých troch týždňoch prevádzky boli užívateľom k dispozícii pracovníci dodávateľa systému
e-spis na konzultovanie otázok a problémov pri práci so systémom.

Projekt prebiehal v rámci zmluvne dohodnutého časového harmonogramu. Výnimkou bolo predĺženie pilotnej prevádzky. Pilotná prevádzka pri danom projekte bola vlastne prevádzkou systému e-spis pod dohľadom dodávateľa. Dôvodom predĺženia pilotnej prevádzky bolo doladenie stability technickej infraštruktúry, na ktorej je systém e-spis aj v súčasnosti prevádzkovaný.

Odovzdanie systému e-spis do rutinnej prevádzky po vyhodnotení opatrení z pilotnej prevádzky sa uskutočnilo 31. marca 2006.

V období od spustenia systému e-spis do rutinnej prevádzky až doteraz sa počet aktívnych užívateľov a ich užívateľské zručnosti pri práci so systémom e-spis neustále zvyšujú. To samozrejme prináša aj rastúci počet žiadostí o metodickú, resp. technickú podporu zo strany dodávateľa systému e-spis.

Efektívnym a systémovým riešením pre poskytovanie takejto podpory je systém pre evidenciu problémov a požiadaviek - HelpDesk, prostredníctvom ktorého je zabezpečená metodická podpora, resp. iniciácia technickej podpory.

Počas rutinnej prevádzky vznikla požiadavka na zjednodušenie administrácie riešenia a to konkrétne údržby aktuálnej organizačnej štruktúry (OŠ) pomocou jej synchronizácie s OŠ evidovanou v informačnom systéme SAP. Ako riešenie bola navrhnutá aplikácia AZOS , ktorá zautomatizovala proces synchronizácie OŠ.

Plánovaný rozvoj riešenia

V budúcnosti sa uvažuje o rozšírení systému e-spis v spojitosti s pripravovaným rozdelením (unbundlingom) spoločnosti na tri samostatné subjekty. Zároveň sa na podnet zo strany ZSE zvyšuje komfort systému realizáciou rôznych aplikácií a funkcií, ako sú napr.: automatická zmena organizačnej štruktúry, vyhľadávanie základných informácií o záznamoch v celej databáze bez ohľadu na užívateľské práva, triedenie zásielok na poštovom podacom hárku podľa ČDZ.