Vojenský úrad sociálneho zabezpečenia

Vojenský úrad sociálneho zabezpečenia je orgán štátnej správy pre výkon sociálneho zabezpečenia vojakov, výkon dôchodkového zabezpečenia, organizáciu a zabezpečenie preventívnych rehabilitácií, správu osobitného účtu Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR (MPSVaR SR).

Vojenský úrad sociálneho zabezpečenia je rozpočtovou organizáciou napojenou na rozpočtovú kapitolu Ministerstva obrany SR (MO SR) a rozpočtovú kapitolu MPSVaR SR. Vykonáva správu osobitného účtu MO SR a podieľa sa na použití centralizovanej časti sociálneho fondu MO SR.

Cieľ projektu

Vojenský úrad sociálneho zabezpečenia sa rozhodol zefektívniť prácu s papierovými dokumentmi a existujúcim databázovým systémom a výrazne zjednodušiť vyhľadávanie dokumentov podľa zadaných kritérií. Jedná sa najmä o doručenú alebo odoslanú korešpondenciu skenovanú vo formáte .TIFF a ostatné dokumenty rôznych elektronických formátov vznikajúce v organizácii.

Pred nasadením riešenia spoločnosti ICZ Slovakia bola väčšina došlej korešpondencie ručne vkladaná (tipovaná) do interného systému a zakladaná v papierovej podobe do archívu vo forme tzv. spisov. Výhodou tohto spôsobu spracovania bola jeho relatívna jednoduchosť a relatívne nízke náklady. Evidentnou nevýhodou je absencia elektronickej podoby dokumentov (elektronického archívu) a tým značne komplikovaná alebo dokonca v istých prípadoch neefektívna práca pri vyhľadávaní konkrétnych informácií alebo celých dokumentov.

Popis riešenia

Pre pokrytie vyššie uvedených potrieb zvolila organizácia VÚSZ riešenie spoločnosti ICZ Slovakia založené na systéme pre správu dokumentov OpenText eDocs a tiež skenovacom module eSCAN. Dôvodom pre prijatie tohto riešenia boli najmä univerzálnosť a otvorenosť systému OpenText eDocs, ako aj skúsenosti dodávateľa s realizáciou obdobnej problematiky.

OpenText eDocs je ucelené podnikové riešenie, ktoré zabezpečuje uloženie, správu a distribúciu informácií uložených v elektronických dokumentoch. Funkcie systému umožňujú používateľovi efektívne využívať podnikové znalosti uložené v dokumentoch a tým rýchlejšie a lepšie reagovať na zmeny v obchodnom prostredí. Používateľ nevyužíva pre svoju prácu iba svoje vlastné znalosti uložené v systéme, ale má prístup k zdieľaným kolektívnym znalostiam, ktoré sú obsiahnuté v úložiskách systému. OpenText eDocs je možné integrovať s ďalšími podnikovými systémami, ako sú napr. ERP systémy, podnikové portály a pod.

Riešenie je koncipované tak, že v sebe zahŕňa:

• problematiku priebežného vstupu (skenovania) nových dokumentov (sťažností, zmlúv, žiadostí, vyjadrení apod.) do elektronického archívu,
• možnosť efektívnej práce snaskenovanými apapierovými dokumentmi: vyhľadávanie, triedenie, možnosť práce s prístupovými právami, verziovanie a pod.,
• problematiku hromadného vstupu dokumentov do elektronického archívu - tzv. digitalizácia (skenovanie) existujúcich dokumentov (uložených vpapierovej podobe varchíve) do elektronickej podoby aich jednoznačnú identifikáciu pomocou indexu (indexáciu),
• integráciu sexistujúcim interným databázovým systémom.

Realizácia riešenia v organizácii VÚSZ  bola rozdelená do 2 fáz:

• digitalizácia (skenovanie) už existujúcich dokumentov, kedy sa všetky existujúce dokumenty (zmluvy, listy, sťažnosti, žiadosti,...) uložené v papierovej podobe prevedú pomocou procesu skenovania a následnej indexácie do elektronickej podoby,
• priebežné spracovanie nových prichádzajúcich dokumentov bude riešiť všetky nové prichádzajúce dokumenty, ktoré je nutné zaevidovať v existujúcom internom databázovom systéme, ale aj v elektronickom archíve.