Recyklačný fond

Recyklačný fond bol zriadený Zákonom o odpadoch č.223/2001, § 55, ktorý vstúpil do účinnosti 1.7.2001, ako neštátny účelový fond. Od 1.1.2002 je povinnosťou dovozcov a výrobcov odvádzať na jeho účet finančné prostriedky za komodity stanovené zákonom.

Recyklačný fond sa vnútorne člení na ústredie a jednotlivé sektory, ako sú napr. sektor opotrebovaných pneumatík, sektor plastov, sektor odpadových olejov, sektor papiera, sektor skla, sektor vozidiel a mnohé ďalšie. Účelom fondu je sústreďovať finančné prostriedky a tie v súlade s Programom odpadového hospodárstva SR a s komoditnými programami sektorov poskytovať na podporu zberu, zhodnotenia a spracovania tovarov v rámci jednotlivých sektorov.

Recyklačný fond je právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava 1. Sídlo fondu je v Bratislave.

Cieľ projektu

Napriek tomu, že Recyklačný fond (RF) je spoločnosť, ktorá vznikla v roku 2001, a je teda relatívne mladou organizáciou, už dnes má pomerne veľké množstvo dokumentov, hlásení a rôznych druhov písomností, ktoré sú v jej pôsobnosti a stávajú sa predmetom spracovania v rámci tzv. správy registratúry. V súvislosti so zákonom o archívoch a správe registratúry (zákon 395/2002 Z.z.) má aj RF povinnosť mať spracované dokumenty:  Registratúrny poriadok a Registratúrny plán. Na základe týchto dokumentov následne bude RF evidovať, spracovávať a celkovo riadiť tzv. životný cyklus svojich písomností a dokumentov. Na základe uvedených faktov pristúpil RF k možnosti viesť správu registratúry tzv. automatizovaným spôsobom spracovania - t.j. pomocou informačného systému e-spis.

Cieľom projektu bolo komplexne vyriešiť problematiku správy písomností, a to vlastných, ako aj doručených tak, aby každý, kto má potrebné prístupové práva mal možnosť kedykoľvek pracovať s elektronickou podobou písomnosti.

V rámci projektu nebolo pre RF primárne iba získanie softvérových licencií aplikácie, ktorá je pre ich prevádzku a správu registratúry dôležitá, ale zároveň podporiť evidenciu prijímania, obehu a odosielania dokumentov z organizácie a do organizácie. Aplikácia správy registratúry je riešenie, ktoré podporuje evidenciu, spracovanie a obeh písomností, a to pri absolútnom rešpektovaní organizačnej štruktúry a prístupových práv organizácie.

Medzi kľúčové faktory pri výbere riešenia správy registratúry z pohľadu RF patrila najmä možnosť maximálnej možnej integrácie s existujúcim  informačným systémom - ISRF (informačný systém Recyklačného fondu).

Popis riešenia

Implementácia riešenia v Recyklačnom fonde

V rámci realizácie riešenia v RF bolo nutné v niekoľkých krokoch nielen uskutočniť implementáciu a v rámci nej overiť funkcionalitu dodanej aplikácie e-spis, ale rovnako dôležitou bola aj časť overenia funkcionality pri prepojení so systémom  ISRF. Pilotná implementácia a integrácia aplikácie e-spis bola úspešná a od januára 2005 sa používa v RF tento informačný systém v tzv. rutinnej prevádzke.

V úvodnej časti projektu bola nevyhnutná podrobná analýza. Výstupom tejto analýzy bolo vytipovanie si okruhov, ktoré bolo nutné v rámci uvedeného projektu riešiť s najvyššou prioritou.

Boli to tieto okruhy:

• analýza organizačnej štruktúry a typov dokumentov pre potreby vytvorenia registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu a následne vytvorenie týchto dokumentov,
• analýza prepojenia ISRF a systému e-spis a následne doprogramovanie potrebnej funkcionality integrácie,
• implementácia produktu e-spis aj s doprogramovanými funkciami,
• inštalácia dokumentového skenera a tlačiarne čiarových kódov a ich konfigurácia v systéme,
• e-spis,
• školenia, možnosť pilotnej prevádzky paralelne s metodickou podporou,
• odovzdanie do rutinnej prevádzky.

Vzhľadom na špecifikácie projektu v RF - napríklad, že implementácia prebiehala paralelne s pilotným projektom, prejavilo sa pri implementácii niekoľko drobných problémov obvyklých pri zavádzaní nového riešenia v organizáciách bez skúseností s obdobnou aplikáciou. Vďaka vopred pripravenej implementačnej metodike a výdatnej podpore vedenia RF však implementácia riešenia prebehla podľa plánovaného časového harmonogramu a bez výraznejších sklzov.

Zahájenie rutinnej prevádzky projektu

Harmonogram počítal so začiatkom projektu v novembri 2004 a so spustením do rutinnej prevádzky v januári 2005. Tento termín sa vďaka už spomínanému enormnému nasadeniu na strane ICZ Slovakia ako dodávateľa, ale aj na strane RF ako odberateľa, podarilo splniť a po nabehnutí do rutinnej prevádzky už boli následne poskytované iba tzv. metodické a užívateľské podpory a konzultácie.

Plán rozvoja riešenia e-spis v budúcom období

V rámci komplexného riešenia e-spis pripravuje spoločnosť ICZ Slovakia pre RF aj možnosť rozšírenia existujúcej implementácie aj o ďalšie nadstavbové moduly - ide predovšetkým o nadstavby Úlohy a Uznesenia.