Nemocnica s poliklinikou Prievidza so sídlom v Bojniciach

Nemocnica s poliklinikou Prievidza so sídlom v Bojniciach bola otvorená 25.2.1961. Nemocnica je príspevková organizácia s právnou subjektivitou, ktorej pôvodným zriaďovateľom bolo Ministerstvo zdravotníctva SR.

Jej činnosť bola v zriaďovateľskej listine vymedzená na poskytovanie ambulantnej a ústavnej liečebno-preventívnej starostlivosti. Okrem svojej hlavnej činnosti má organizácia na základe povolení zriadenú vedľajšiu hospodársku činnosť.

Od roku 2001, na základe rozhodnutia ministra zdravotníctva, bol rozšírený predmet  činnosti nemocnice o poskytovanie "Záchrannej zdravotnej služby a dopravnej zdravotnej služby."

V zmysle zákona č. 416/2001 Z. z. prešla NsP Prievidza dňom 1.1.2003 zo zriaďovateľskej pôsobnosti MZ SR do zriaďovateľskej pôsobnosti Trenčianskeho samosprávneho kraja.

Nemocnica v Bojniciach poskytuje liečebno-preventívnu starostlivosť pre spádovú oblasť cca. 140 000 obyvateľov. K 30.9.2005 mala nemocnica 16 lôžkových oddelení s celkovým počtom lôžok 563 a 6 pracovísk SVaLZ (Spoločné vyšetrovacie a liečebné zložky). Neoddeliteľnou a potrebnou zložkou nemocnice sú jednotlivé administratívne a prevádzkovo - hospodárske úseky.

Cieľ projektu

Projekt správy registratúry e-spis

Po vstupe zákona 395/2002 (Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov) do platnosti, zamestnanci riaditeľstva NsP analyzovali tok a typy dokumentov na jednotlivých úsekoch a oddeleniach nemocnice a vytvorili komplexný registratúrny plán a poriadok. Ručné spracovanie záznamov sa začalo riadiť pravidlami registratúrneho poriadku.

V polovici roku 2005 sa vedenie nemocnice rozhodlo nahradiť manuálnu správu registratúry elektronickým systémom. Požiadavkou nemocnice bolo aj zriadenie skenovacieho pracoviska, ktoré by telá dôležitých dokumentov importovalo do systému v elektronickej podobe.

Vedenie Nemocnice v Bojniciach sa rozhodlo pre systém e-spis, ktorý podporuje spracovanie a obeh záznamov (doručených aj vlastných) tak, aby každý, kto má potrebné prístupové práva mohol pracovať s elektronickou podobou záznamu. Na skenovacom pracovisku sa používa systém eSCAN pre dávkové skenovanie dokumentov, ktorý naskenované telá dokumentov importuje priamo k záznamom v systéme e-spis.  

Popis projektu

V júli 2005 bola odštartovaná analýza prostredia NsP v Bojniciach s cieľom zistiť základné údaje potrebné pre konfiguráciu systému e-spis. Základnými oblasťami analýzy boli:

• organizačná štruktúra a zamestnanci, ktorí budú pracovať so systémom e-spis,
• špecifiká ručného spracovania a návrh riešenia týchto špecifík (ukladanie archívnych dokumentov vmieste spracovania, spracovanie pravidelných štatistických výkazov apod.),
• typy spracovávaných dokumentov, spôsob obehu dokumentov v organizácii.

V rámci analýzy a po dohode s vedením nemocnice sa rozhodlo, že na prvej fáze projektu sa zúčastnia všetky administratívne a prevádzkovo - hospodárske úseky organizácie.

Počas analýzy vznikla požiadavka využiť systém e-spis ako elektronické úložisko pre podpísané dodávateľské alebo odberateľské zmluvy a ich dodatky. Aj keď systém e-spis nie je primárne určený na elektronickú archiváciu dokumentov, bolo navrhnuté  riešenie a v systéme e-spis vytvorený tzv. Centrálny register zmlúv (CRZ), ktorého správu zabezpečuje právne oddelenie nemocnice. Pomocou CRZ si môžu jednotliví používatelia systému e-spis jednoducho dohľadať a prezerať elektronické verzie zmlúv a ich dodatkov, pokiaľ na to majú príslušné oprávnenie.

Po ukončení analýzy prebehli nasledujúce fázy projektu:

• príprava a odsúhlasenie Realizačného návrhu vytvoreného na základe poznatkov z analýzy,
• konfigurácia systému e-spis,
• inštalácia systému e-spis a e-SCAN v NsP v Bojniciach,
• školenie užívateľov a administrátorov systému,
• zahájenie pilotnej prevádzky spolu s metodickou podporou,
• odovzdanie projektu do rutinnej prevádzky.

Koncom septembra 2005 bola ukončená pilotná prevádzka a na jednotlivých úsekoch začala rutinná prevádzka elektronického systému pre správu registratúry.

Plán rozvoja riešenia

V ďalšej fáze projektu sa uvažuje o rozšírení použitia systému e-spis na jednotlivé oddelenia zabezpečujúce liečebno-preventívnu starostlivosť. Zároveň sa uvažuje o využití workflow vlastností systému na riešenie predbežnej finančnej kontroly v schvaľovacom procese zmlúv.