Magistrát štatutárneho mesta Ostrava
Implementácia modulu Uznesenia riešenia správy registratúry e-spis od spoločnosti ICZ Slovakia priniesla Magistrátu štatutárneho mesta Ostrava rýchle, efektívne a jednoduché riešenie spracovania dokumentácie potrebnej pre jednanie rady mesta.
Ostrava je metropolou a sídelným mestom Moravskosliezskeho kraja. Rozlohou je tretím najväčším mestom Českej republiky.
Vznikla v 13. storočí na obchodnej, tzv. Jantárovej, ceste vedúcej od Baltu cez strednú Európu ku Stredozemnému moru.
Štatutárne mesto Ostrava má 340 000 obyvateľov. Územie mesta Ostravy sa člení na 23 mestských obvodov. Najvyšším orgánom a predstaviteľom samosprávneho spoločenstva občanov mesta je zastupiteľstvo mesta, ktoré je zložené z 55 členov. Výkonným orgánom mesta v oblasti samostatnej pôsobnosti je rada mesta s 11 členmi. Radu mesta tvorí primátor, námestníci primátora a ďalší radní zvolení zastupiteľstvom mesta.
V priebehu príprav na nasadenie sa podarilo udržať dobrú komunikáciu medzi zákazníkom a dodávateľom. Boli sme zákazníkom náročným. Požadovali sme detailne prepracované riešenie vyhovujúce našim špecifickým podmienkam a predstavám. Tie sme v priebehu riešenia menili a dolaďovali. Chceli sme, aby riešenie vyhovovalo všetkým budúcim používateľom, spracovateľom (úradníkom), ktorí pripravujú podklady pre jednania orgánov mesta, tým, ktorí v orgánoch mesta zasadajú a rozhodujú (predstavitelia samosprávy) i tým, ktorým sú rozhodnutia orgánov mesta určené (občania mesta, podnikatelia, riaditelia organizácií založených mestom, apod.). Kládli sme si za cieľ, aby konečné riešenie vyhovovalo ľuďom s odlišným stupňom teoretickej a praktickej pripravenosti na použitie výpočtovej techniky.
Pred samotným uvedením aplikácie do skúšobnej a rutinnej prevádzky sme mali obavy, aby nedošlo k zlyhaniu ľudského činiteľa (obava, že nové riešenie je oproti doteraz používanému príliš „sofistikované"), prípadne ku kolapsu techniky. Naše obavy sa nepotvrdili. Od nasadenia aplikácie do rutinnej prevádzky prebehlo viac ako 25 jednaní orgánov mesta bez akýchkoľvek komplikácií. Navrhnutý systém je jednoduchý na obsluhu, príprava materiálov pre jednanie orgánov mesta sa zrýchlila, jednoduchý a rýchly je prenos dát medzi jednotlivými aktérmi, rozhodnutia orgánov mesta sú zverejniteľné prakticky v reálnom čase. Odpadla zložitá manipulácia s tlačenými materiálmi, to je sprevádzané zásadnou úsporou papiera, znížila sa chybovosť.
Na predchádzajúci spôsob prípravy a distribúcie materiálov pre jednanie orgánov mesta si dnes nikto nespomenie. Ľudia, ktorí s aplikáciou pracujú, ju prijali kladne.
Ak napriek tomu od nás, zákazníka, zaznievajú ojedinelé hlasy nespokojnosti, jedná sa o prejavy nespokojnosti s dosiahnutým. Tie majú pozitívne účinky. Sú motiváciou na dosiahnutie ešte vyššej kvality riešenia.
Ing. Přemysl Kubečka
Vedúci organizačného odboru MMO
Cieľ projektu
Príprava materiálov do rady prebiehala na jednotlivých odboroch magistrátu oddelene do vopred pripravených šablón MS Word. Výsledné dokumenty boli potom odovzdávané na organizačný odbor na ďalšie spracovanie (vrátane ďalších príloh vo forme samostatných súborov). Tieto dokumenty potom boli organizačným odborom spracované do návrhu uznesení, ktorý bol upravovaný priamo na zasadnutí rady mesta. Týmto spôsobom spracovania však nemožno efektívne spravovať elektronické dokumenty takým spôsobom, ako bolo plánované.
Preto sa magistrát štatutárneho mesta Ostrava rozhodol problémy súvisiace so spracovaním dokumentov (nedostatočná klasifikácia dokumentov, nedostatočný popis procesov práce s dokumentmi, riadenie prístupu k dokumentom, zdieľanie dokumentov, jednotné ukladanie a ďalšie) riešiť systémovo, t.j. nasadením jednotného a efektívneho systému pre správu dokumentov.
Popis riešenia
Systém pre spracovanie podkladov pre jednanie rady - Uznesenia je špecializovanou aplikáciou pre evidenciu, spracovanie, úpravy, obeh a následné publikovanie dokumentov. Táto agenda je súčasťou komplexného riešenia správy registratúry „e-spis" a zabezpečuje prípravu materiálov do rady/zastupiteľstva, jej následnú evidenciu v podobe uznesení, a umožňuje tak počítačové spracovanie ďalších administratívnych činností spojených s procesom vytvárania uznesení rady alebo zastupiteľstva.
Pre riadenie dodávky bola použitá osvedčená metodika a skúsenosti z realizácie obdobných projektov. Implementácia bola tak rozdelená do niekoľkých fáz - analýza a tvorba realizačného návrhu, inštalácia a testovanie prototypu, školenie užívateľov, metodická podpora pri prevádzke.
Napriek počiatočným problémom so zavádzaním systému sa podarilo rozptýliť obavy používateľov a systém úspešne nasadiť do ostrej prevádzky pre viac ako 250 používateľov.
Základné údaje o projekte
Zákazník: Magistrát štatutárneho mesta Ostrava
Riešenie: e-spis, modul Uznesenia
Hlavné prínosy riešenia:
- zabezpečuje návratnosť vynaložených investícií, a to predovšetkým vo forme výraznej úspory papierovej dokumentácie
- robustný archív umožňuje uložené dokumenty veľmi efektívne a ľahko vyhľadávať, triediť či používať ako základ pre prípadnú tvorbu ďalších materiálov