Celomestský projekt a správa registratúry pre úrad mestskej časti Praha 9
Začiatkom roku 2003 bola Magistrátu Hlavného mesta Prahy dodaná softvérová aplikácia správy registratúry e-spis a DMS (Document Management System) pre nasadenie v rámci celomestského projektu. Tento projekt zahŕňa okrem Magistrátu všetky mestské časti i príspevkové organizácie mesta. Cieľom Magistrátu nebolo zabezpečiť mestským častiam len licencie aplikácie, ktorá je pre ich prevádzku životne dôležitá, ale zároveň zjednotiť metodiku zavádzania tejto aplikácie a tým výrazne znížiť tak priame, ako aj nepriame náklady.
Správa registratúry je agenda podporujúca evidenciu, spracovanie a obeh písomností pri rešpektovaní organizačnej štruktúry a prístupových práv. Je určená pre evidenciu spracovania písomností v klasickej papierovej podobe, ako aj v podobe elektronických dokumentov. Vzhľadom na veľké nároky Magistrátu Prahy na požadovanú aplikáciu bolo nutné vyvinúť celkom nový produkt. Medzi kľúčové požiadavky patrila napríklad nezávislosť na platforme/databáze, plnohodnotný www klient, použitie technológie Java a XML a predovšetkým otvorené rozhranie pre ľahkú integráciu s ostatnými aplikáciami prevádzkovanými na úradoch.
Popis riešenia
Pre overenie správnej funkčnosti produktu boli vybrané 2 pilotné úrady: Úrad mestskej časti Praha 3 a Úrad mestskej časti Praha 13. V rámci týchto implementácií bolo nutné overiť nielen dodaný softvér, ale aj metodiku jeho zavádzania popísanú vo vzorovom implementačnom projekte, ktorý bol rovnako dodaný Magistrátu hl.m. Prahy. Obidve pilotné implementácie boli úspešné a od januára 2004 používajú tento systém v rutinnej prevádzke.
Vďaka tomu sa už v tomto projekte zúročili prvé skúsenosti z pilotných implementácií. Keďže implementácia prebiehala prakticky paralelne s pilotnými projektmi, i tu sa prejavilo niekoľko problémov obvyklých pri zavádzaní nového produktu. No vďaka vopred pripravenej metodike a výdatnej podpore vedenia úradu prebehla implementácia riešenia podľa plánovaného časového harmonogramu, ktorý počítal s jedným mesiacom analýzy, takmer dvoma mesiacmi konfigurácie implementácie a školení a následne jednomesačnou skúšobnou prevádzkou. V priebehu implementácie a následnej pilotnej prevádzky boli odladené nedostatky aplikácie i konfiguračných podkladov. Tým bol produkt, zásluhou obidvoch strán, pripravený k plošnému nasadeniu na úrade.
So správou registratúry e-spis vo vnútri nášho úradu sme začali, aby sme pripravili úradníkov postupne na elektronizáciu verejnej správy a informačné a komunikačné technológie, ktoré zefektívnia chod vo vnútri úradu a umožnia i efektívne a jednoduché prepojenie s ďalšími aplikáciami s využitím v komunikácii medzi úradmi a predovšetkým s občanmi. Túto neľahkú úlohu sme zvládli aj vďaka „testovaniu gramotnosti užívateľov" ešte pred samotným zahájením pilotnej prevádzky e-spisu a zamedzili tak nefunkčnosti celého systému z dôvodu užívateľskej neznalosti.
Ukázalo sa, že e-spis je efektívnym vnútorným kontrolným systémom a to nás viedlo k tomu, že sme sa rozhodli aj pre implementáciu modulu Úlohy a rovnako pre modul Uznesenia s publikačným výstupom na webové stránky.
V rámci orientácie na služby občanom máme už v prípravnej fáze e-podateľňu, ktorá je kompatibilná s e-spisom a zaručí občanom prijímanie elektronických podaní v súlade so zákonom o elektronickom podpise a podstatne zlepší komunikáciu s občanmi.
Mgr. Radka Fleischmannová
Tajomníčka ÚMČ Praha 9
Zahájenie rutinnej prevádzky
Oficiálne spustenie elektronickej správy registratúry bolo naplánované na začiatok roku 2004. V projekte bolo vopred plánovaných niekoľko dní podpory užívateľov pri zahájení rutinného používania a teda „ostrý štart" prebehol bez vážnejších problémov.
Skenovanie na podateľni
Už v priebehu implementácie správy registratúry bolo riešenie rozšírené o moduly automatizovaného vstupu dokumentov na pracovisku podateľne. To umožní prijatú písomnosť po jej zaevidovaní označiť číslom záznamu v podobe samolepky s čiarovým kódom. Takto označené písomnosti možno následne dávkovo skenovať a aplikácia už sama rozpozná jednotlivé aj viacstránkové písomnosti a zároveň ich priradí k príslušnému záznamu v správe registratúry. Nasadenie tohto riešenia umožní značné zvýšenie efektivity vybavovania písomností i úsporu nákladov spojených s častým kopírovaním došlých materiálov.
Plán rozvoja riešenia
V rámci systému e-spis ponúka spoločnosť ICZ Slovakia aj ďalšie aplikácie pre vedenie agendy Uznesení, Úloh, Porád vedenia, Zmlúv, Sťažností a ďalšie. Úrad mestskej časti Praha 9 už pred začiatkom implementácie prejavil vážny záujem o aplikáciu agendy Uznesení a Úloh, ktorého nasadenie už prebieha a bude dokončené v najbližšej dobe.
Úrad mestskej časti Praha 9 sa v rámci maximalizácie prínosov obstarania komplexnej dokumentovej agendy e-spis rozhodol pre nasadenie ďalších aplikácií a modulov, ktorými tento systém disponuje.
Základné údaje o projekte
Zákazník: Magistrát hlavného mesta Praha
Riešenie: e-spis
Hlavné prínosy riešenia:
- sprehľadnenie správy a obehu dokumentov
- zefektívnenie celkového procesu spracovania a evidencie dokumentov
- zjednodušenie vyhľadávania a prezerania dokumentov
- úspora nákladov spojených s častým kopírovaním došlých materiálov