Workflow systémy
Workflow systémy využívajú existujúcu infraštruktúru, najmä elektronickú poštu a Intranet.
Základné funkcie, ktoré je možné definovať vo workflow popisujúcom riadenie práce na úrade verejnej správy sú:
Po príchode požiadavky na spracovanie bude určené, kto je zodpovedný za jej spracovanie. Tento pracovník má potom povolený prístup k príslušnej žiadosti a táto žiadosť sa objaví v jeho pracovnom koši. Napríklad je možné definovať, či žiadosť musí byť doplnená o ďalšie dokumenty predtým, ako ju pracovník, ktorému bola pridelená na spracovanie odošle napr. na schválenie. Je možné určiť, či požiadavka je nasmerovaná iba pre jedného pracovníka, alebo viacerých súčasne. Je možné tiež definovať, aké možnosti má používateľ pri spracovávaní konkrétneho prípadu správneho konania apod., teda kedy a v ktorom bode spracovania nastáva odmietnutie žiadosti (vyradenie zo spracovania), napríklad ak podľa zmluvy občan nepredloží do dohodnutého času príslušné dokumenty.
- nastavenie prístupových práv užívateľov, t.j., ktoré funkcie má prístupné ten ktorý pracovník, oddelenie, sekcia a pod.,
- nastavenie priorít pre definované požiadavky,
- definovanie kritérií pre výber a zobrazovanie dokumentov pre každého užívateľa.
Používateľské a automatizované kroky spracovania
V postupe spracovania môžu byť využívané tak kroky, ako aj akcie zabezpečené systémom. Pre používateľské kroky sú často používané “inteligentné” elektronické formuláre, ktoré v sebe zahrňajú:
- dátovú časť – priestor pre zápis dát,
- logickú časť – ktoré položky sa musia vyplniť, aké hodnoty môžu zapisované údaje nadobúdať, ktoré položky majú zmysel v danom kontexte a podobne.
Automatizovanými krokmi spracovania môžu byť:
- tlač – ako jeden z krokov postupu spracovania môže byť zaradená tlač formulára na ľubovoľnej tlačiarni dostupnej z centrálneho modulu riadenia procesov,
- faxovanie – pri automatickej úlohe faxovania možno dáta procesu automaticky odoslať faxom prostredníctvom zvoleného formulára,
- aktualizácia databázy – vďaka možnosti ODBC prístupu do databázy z prostredia modulu riadiaceho procesy, možno dáta formulárov prenášať do databáz alebo naopak doplňovať dáta do formulára, prípadne overovať obsah formulára voči hodnotám v databáze.
Definície procesov v grafickom prostredí
Pre definície postupu spracovania, definície organizačnej štruktúry (ak už nie je popísaná), definície časového riadenia atď. sú používané moduly pracujúce v intuitívnom grafickom prostredí MS Windows.Časové riadenie
V definícii procesu možno pre jednotlivé kroky spracovania určiť nasledujúce časové kontroly:
- pripomínanie – pre každý používateľský krok pracovného postupu možno nastaviť, za ako dlho po jeho zahájení prebehne kontrola dokončenia. Ďalej je možné zvoliť, či sa má pracovníkovi zaslať pripomienka a ako často sa mu bude posielať.
- termíny spracovania úlohy – pre každý krok spracovania možno nastaviť záväzný termín jeho dokončenia. Ďalej možno zvoliť akciu, ktorá bude automaticky spustená v prípade, že pracovník nestihne úlohu dokončiť (napríklad odovzdanie inému pracovníkovi, vedúcemu a pod.).
Procesy riadené dátami
Vďaka dostupnosti obsahu dátových polí formulára z modulu riadiaceho procesy možno ďalší postup spracovania podmieňovať alebo modifikovať podľa ich momentálneho obsahu. Definícia podmienok postupu prebieha priamo v prostredí návrhára procesov.Spracovatelia určení rolami
V postupe spracovania môžu byť účastníci definovaní:
- pevne odkazom priamo na pracovníka (jeho elektronickú adresu),
- prostredníctvom rolí kopírujúcich funkčnú štruktúru organizácie,
- prostredníctvom rolí špecifických pre daný postup (napríklad: “spracovávatelia faktúry”),
- dynamicky prideľovaní kontextovým vyhodnotením role pomocou funkcií (napríklad výber pracovníka podľa počtu jemu pridelených úloh).