Správa registratúry e-spis
S nadobudnutím účinnosti zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach boli orgány štátnej a verejnej správy postavené pred úlohu ako zabezpečiť jeho dodržiavanie. Ako zabezpečiť, že dokumenty, ktoré sú do ich úradovní doručené, budú preukázateľne zaevidované a spravované, budú vybavené včas a zodpovednými pracovníkmi, tak ako sa vyžaduje zákonom.
Preto začali hľadať riešenie, ktoré:
- zabezpečí všetku kontrolu nad ich dokumentmi a spismi,
- zabezpečí preukázateľnosť procesu, ktorým boli dokumenty evidované, spracované a vybavené,
- uľahčí prácu s týmito dokumentmi,
- zabezpečí, že dokumenty a spisy budú úradom vyradené požadovaným procesom a zodpovednými pracovníkmi.
S ohľadom na užívateľský komfort, bezpečnosť a jednoduchú prevádzkovú údržbu, hľadali riešenie, ktoré zabezpečí, že:
- dokumenty budú uchovávané centrálne v rámci jednotného úložiska,
- všetci pracovníci úradov budú pracovať v jednotnom užívateľskom prostredí,
- užívatelia budú s dokumentmi pracovať podľa oprávnení plynúcich z organizačnej štruktúry a tomu zodpovedajúcich prístupových práv,
- prípadne budú mať možnosť pristupovať k dokumentom prostredníctvom internetového portálu.
Aplikácia e-spis je odpoveďou na vyššie uvedené požiadavky. Jedná sa o modulárny systém pre komplexnú správu dokumentov. Táto aplikácia je známa predovšetkým vďaka modulu pre vedenie registratúrnej služby, ktorú určeným pôvodcom stanovuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Tento modul pokrýva činnosti spojené s výkonom registratúrnej služby v celom rozsahu, a to tak v organizáciách s dvomi pracovníkmi, ako aj s dvoma tisícmi.
Ďalšie, vzájomne previazané moduly aplikácie e- spis potom rieši:
- Uznesenia – kompletné riešenie pre vedenie porád a rokovaní vrátane publikovania,
- Úlohy – riadenie úloh naprieč modulmi aplikácie EXPRIT e-spis,
- Zmluvy – doplnok pre vedenie agendy zmlúv od ich návrhu po archiváciu,
- ePodateľňa – systém e-spis je doplnený o dodávateľskú aplikáciu, ktorá uskutočňuje realizáciu elektronických podaní.
Aplikácia e-spis už v základe obsahuje riadne zdokumentované API (aplikačné programové rozhranie), ktoré umožní veľmi ľahkú integráciu s aplikáciami alebo zariadeniami tretích strán.
Integrácia zamedzuje inak nevyhnutnému, viacnásobnému zadávaniu záznamov v rámci informačného systému organizácie.
Celý systém je postavený a prevádzkovaný na platforme prenositeľných technológií (JAVA, XML) a je preto možné, ho prevádzkovať na rôznych hardwarových a softwarových platformách. Systém spolupracuje so štandardnými SQL databázami (Oracle, MS SQL…) a aplikačnými servermi (MS IIS, Oracle IAS alebo Apache Tomcat).