Riešenie bezpapierového úradu
V komunikácií s verejnou správou (VS), ale aj v samotnej verejnej správe prevažuje papierová podoba, pričom veľké množstvo, často aj veľmi užitočných údajov, sa nikdy nespracuje. Dôvodom je nedostatočná optimalizácia procesov VS a nízka štandardná kvalita dokumentov. Nízka úroveň procesného fungovania VS a iba malá miera využitia IKT spôsobujú, že úrady vyžadujú a zhromažďujú obrovské množstvo údajov, ale majú veľmi málo informácií.
Dnes nie je vo VS vytvorené dostatočne veľké, stabilné zázemie integrovaného a efektívneho využitia IKT pri poskytovaní služieb VS. Chýba právny rámec zrovnoprávňujúci elektronickú a papierovú komunikáciu. Z hľadiska budovania informatizácie spoločnosti je absencia systému formovania a aplikácie právneho rámca infromatizácie verejnej správy, ako súčasti právneho systému SR vážnym problémom.
Content management ako činnosť by mal primárne rešpektovať jednak potreby manažmentu, a jednak i nadväzujúce informačné procesy organizácie alebo úradu. Technológie a aplikácie (vrátane e-content aplikácií) by nemali byť pre manažérov cieľom, ale efektívnym prostriedkom, ktorý má umožniť, uľahčiť, zhospodárniť a skvalitniť ich jednanie a rozhodovanie resp. uspokojiť ich individuálne informačné potreby (vzdelávanie apod.).
Skenovanie a elektronické archívy
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- čas trávený hľadaním a presunom informácií,
- čas spracovania ručnou prácou,
- „jednoužívateľský“ prístup,
- pomalá obsluha občana / zákazníka,
- zvyčajné telefonické volanie späť po nájdení dokumentov.
E-mail management – správa e-mailov
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- zníženie produktivity ručnou správou e-mailov,
- e-mail musí byť chápaný ako dôležitý záznam (ak je podpísaný platným elektronickým podpisom je dokonca povinnosťou úradu ho považovať za rovnocenný papierovému originálu),
- náklady na správu e-mailov sú všeobecne vyššie ako náklady na elektronickú archiváciu,
- strata dôležitých informácií je viac ako pravdepodobná.
Publikovanie dokumentov – portál
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- tvorba obsahu webu je riadená obmedzeným počtom pracovníkov,
- bežní užívatelia nemôžu ľahko zverejňovať aktualizovaný obsah dokumentov,
- zložité zavedenie pravidiel pre publikovanie obsahu na webe.
Sofistikované vyhľadávanie informácií a znalostný manažment – knowledge management
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- bežne sa stáva , že : ...ja to neviem nájsť , ale určite viem, že to niekde mám ... ,
- nemám to „u seba“, ale niekde na intranete/internete... ,
- neviem podľa čoho to mám hľadať (kľúčové slová, názov, autor ...).
Digitálne archívy
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- archívy s analógovými záznamami nie sú bezpečné a nie sú ľahko dostupné,
- audio a video záznamy sa nedajú uložiť do „dosiek na papierové dokumenty“,
- problematika tzv. CRM a HELP DESK centier (zelené linky, dispečingy …),
- náklady oddelenia marketingu sa zvyšujú, lebo opakovaná použiteľnosť materiálov je pomerne nízka.
Riadený obeh dokumentov – workflow
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- schvaľovanie zmlúv, dokumentov,
- procesy spojené s objednávkami a žiadankami,
- procesy spojené so sťažnosťami.
Správa registratúry (spisová služba), správa úloh a porád, elektronická podateľňa, správa uznesení zastupiteľstva, správa zmlúv apod.
Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:
- evidencia záznamov (doručená, vlastná písomnosť, odoslaná (vypravená) a pod.),
- spájanie záznamov do spisov a prideľovanie čísiel záznamov,
- obeh písomností, dokumentov a spisov,
- odoslanie písomnosti externému subjektu,
- história záznamov (písomností, dokumentov a spisov),
- kontrolovanie termínov a úloh,
- vloženie elektronických súborov, verzovanie,
- vyhľadávanie,
- ukladanie a vyraďovacie konanie,
- podpora klasickej a elektronickej podateľne.